<% session("URL") = request.querystring("URL") %> Nyhetsbrev - Arkivnytt
Arkivnytt
Nr. 1 - september 2002
Velkommen til Kommuneforlagets nyhetsbrevordning. Vårt mål er å formidle aktuelle nyheter innenfor fagområdet arkiv. Samtidig vil du få informasjon om aktuell faglitteratur. Vi håper at nyhetsbrevet vil oppleves som et nyttig hjelpemiddel i en hektisk hverdag hvor tiden ofte blir for knapp til å holde seg faglig oppdatert.

Har du noe du vil fortelle oss, så tar vi med glede imot det. Gode ideer tas også imot med stor takk.

Hilsen
Kirsten Øien
redaktør

Til våre abonnenter på K-kodene!

Siden forrige nyhetsbrev utkom, har Kommuneforlaget på vegne av Kommunenes Sentralforbund (KS) gått ut til alle kommuner/fylkeskommuner og Interkommunale Arkiv og bedt om å få innspill i forbindelse med revisjon av K-kodene. Fristen for å gi svar var 1. juni, og vi aksepterte ønsket fra noen kommuner om en noe forlenget tidsfrist. Status pr. august er 40 tilbakemeldinger. Det er ikke veldig mange, og vi tolker dette som at de fleste synes nøkkelen fungerer greit!

Alle innspill til endringer vil bli nøye gjennomgått av redaksjonskomiteen for K-kodene. Denne består av:
Arnt Ola Fidjestøl, leder av IKA Møre og Romsdal
Ingerid Gjølstad, arkivleder i Fredrikstad kommune
Per Kongsnes, Plan- og utviklingssjef i Rælingen kommune
Alf Thorsen, arkivsjef i Stavanger kommune
Ann Tobiassen, fylkesarkivar i Troms fylkeskommune
Kirsten Øien, forlagsredaktør i Kommuneforlaget
Som nevnt i forrige Arkivaktuelt skal det foreligge en revidert versjon av K-kodene høsten 2003.


Nytt IKA i Østfold
Det har vært dårlig med interkommunale arkiv i østlandsområdet, men dette bedrer seg nå som Østfold har fått sitt eget IKA. Så mange som 14 av 18 østfoldkommuner pluss fylkeskommunen er medlemmer allerede ved opprettelsen. Bykommuner som Fredrikstad, Halden og Moss har foreløpig valgt å stå utenfor, men her er kan hende siste ord i saken ikke sagt! Den viktigste oppgaven for det nye IKA blir å opprette en felles depotordning for medlemskommunene, jf. arkivforskriften § 5-1.

For øvrig vil Østfold IKA tilby konsulenttjenester og kurs på samme måte som andre IKAer. Virksomheten har leid lokaler hos Østfold fylkeskommune i Sarpsborg, og Vigdis Bjørnstad er nylig ansatt som arkivsjef. Vi slo på tråden til henne en av de aller første arbeidsdagene i ny stilling og avkrevde henne derfor ikke noen store erklæringer! Hun er midt oppe i virksomhetsplanlegging og ansettelse av konsulent, så de blir to. Vigdis Bjørnstad kommer fra Kommunaldepartementet, der hun innehadde stilling som ”IT-arkivar”. Om ikke betegnelsen er offisiell, så er det interessant at den dukker opp på folkemunne. Det viser en viktig tendens – arkivaren blir administrator av det elektroniske sak-arkivsystemet og får ansvaret for opplæringen i systemet. Vigdis Bjørnstad planlegger å hospitere hos et eller flere IKAer og vil med det første opprette et arkivlederforum i Østfold. Vi ønsker henne lykke til!


Hva skjer i Akershus?
Når vi først er inne på temaet IKA og Østlandet, ble det naturlig å gå over fylkesgrensen til Akershus og spørre om hva som skjer der. Per Kongsnes i Rælingen kommune har ledet et utvalg som skulle se på saken. Også her står en felles depotordning for historisk materiale sentralt, og han kan fortelle at lokalene allerede er klare. Det dreier seg om de gamle Telenorhallene inne i fjellet i Fet kommune, der det attpåtil er et ekspedisjonsbygg utenfor som egner seg utmerket til å ta imot publikum. Alle viktige aktører støtter saken, men den formelle behandlingen er forsinket. Meningen var at saken skulle sendes ut for politisk behandling i den enkelte kommune i mai, og at ordningen skulle igangsettes i januar 2003. Men det foreligger ingen endelig avklaring om fylkeskommunens deltakelse. Saken er derfor stilt i bero inntil videre.

Bevaring/kassasjon
Temaet er en ”gjenganger” da nye regler om bevaring (som skal erstatte de gamle kassasjonsreglene) fortsatt lar vente på seg. ”Rapport fra Bevaringsutvalget 2002” tar for seg hovedprinsipper og tilnærmingsmåter for bevaringsarbeidet i hele den offentlige sektor. Rapporten/forslaget er nå på høringsrunde både i statlige og kommunale virksomheter, og høringsfristen er 1. oktober. De som hadde håpet at de ganske snart skulle få konkrete regler å følge, blir nok skuffet! Utvalget foreslår nemlig at Riksarkivaren legger opp en helt ny strategi for hvordan bevarings- og kassasjonsplaner skal utarbeides for både stat og kommune. Riksarkivaren skal godkjenne planen. Sentralt er et sett hovedkriterier som er knyttet til fire formål (og disse formålene er samtidig de viktigste grunnene for hvorfor vi i det hele tatt skal ha arkiver):
Formål 1: Dokumentere offentlige organers funksjoner i samfunnet.
Formål 2: Bevare informasjon om forhold i samfunnet og samfunnsutviklingen.
Formål 3: Dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige og hverandre.
Formål 4: Dokumentere arkivskapende virksomhets rettigheter og -plikter i forhold til andre instanser.

Kriteriene knyttet til det enkelte hovedformål skal vi ikke komme inn på her, men bare si at de fungerer som en sjekkliste som skal gjennomgås systematisk for å finne ut av hvilket materiale som er bevaringsverdig. Hvordan vil disse kriteriene slå ut på enkelte konkrete typer av arkivmateriale? Det kan utvalget foreløpig ikke si noe om. Arbeidet skal nemlig organiseres slik at man tar en systematisk gjennomgang sektor for sektor. Dette skal så munne ut i en samlet bevarings- og kassasjonsplan for hver av de aktuelle sektorene i kommunene. Den enkelte planen skal godkjennes av Riksarkivaren.

Det å komme frem til konkrete bevarings- og kassasjonsprinsipper for det enkelte serie- eller objektarkivet, slik som pasientjournaler, klientmapper osv., må derfor vente til man igangsetter arbeidet med den enkelte sektor. I arbeidet med å lage slike planer skal både kommunale arkivskapere og arkivinstitusjoner være med. Har du lyst til å lese mer om dette, kan du anskaffe”Rapport fra Bevaringsutvalget 2002” i serien Rapporter og retningslinjer nr. 10 fra Riksarkivaren. I mellomtiden kan vi bare følge oppfordringen om å ”innta en noe avventende holdning til kassasjon inntil det nye regelverket foreligger”. Les mer om dette i Ivar Fonnes: ”Arkivhåndboken for offentlig forvaltning” side 205.


K-koder – veiledning og oppgaver

Kommunenes Sentralforbund / Kommuneforlaget har nettopp utgitt denne veilederen som er forfattet av Alf Thorsen. Det er sikkert flere som kjenner ham fra kursvirksomhet rundt omkring – samtidig som han er en meget aktiv arkivsjef i Stavanger kommune. I dette heftet får du en veiledning i hvordan du skal bruke nøkkelen – enten i din konkrete arbeidssituasjon ved klassering av dokumenter, eller som kursdeltaker i K-kodene.

Veilederen starter med en teoridel som gir deg nyttig bakgrunnskunnskap om blant annet kodekombinasjoner / bruk av K-kodene innen ulike saksfelt og en oppskrift for innføring av nøkkelen / periodisering ved ny revisjon av nøkkelen. Teoridelen tilsvarer ikke systembeskrivelsen i selve K-kodene, men er en fordypning av emner som vi har erfart at brukere av arkivnøkkelen har spørsmål om. Den andre delen er en oppgavedel med løsningsforslag. Vi har fått plass til hele 120 eksempler på klasseringsoppgaver, og de fordeler seg på fire temaer som stort sett følger klasseinndelingen på K-kodene. Oppgavene bygger på autentiske saksdokumenter som vi har fått tilsendt fra kommuner.

Sammen med selve arkivnøkkelen er dette veiledningsheftet nyttig både for deg som ikke kjenner K-kodene fra før, og for deg som har brukt nøkkelen en stund og som trenger en oppfrisking … Heftet koster kr 240,- (med en rabatt for kjøp av flere) og kan bestilles hos Kommuneforlaget, ordretelefon 24 13 28 50, faks 22 83 14 16 eller på internett: www.kommuneforlaget.no

">Bestill boken her
  ">Andre aktuelle bøker

Nyhetsbrev

Ønsker du å motta
våre andre nyhetsbrev?

Tjenesten er gratis

">Registrer deg her


  Haakon VIIs gate 9
Postboks 1263 Vika
0111 Oslo
Tlf.: 24 13 28 05
www.kommuneforlaget.no