Arkivaktuelt
desember 2004

 

Til våre abonnenter på K-koder!

Ny utgave av K-kodene ble sendt ut til alle abonnentene i slutten av oktober. Mange er nå i full Det er lenge siden siste nyhetsbrev. Jeg benytter den førjulsstemningen som i hvert fall finnes her i Oslo, til å sende dere en "arkivfaglig hilsen" fra Kommunenes Hus. Det er nå allerede gått ett år siden vi gav ut den nye revisjonen av K-kodene.


Manglende samsvar?

Det var ikke nødvendig med noe skarpt periodeskille da den nye versjonen kom. Vi gjorde skånsomme endringer som betød at ingen koder skiftet betydning, men noen nye ble tatt i bruk, og noen utgikk. Dette betyr at de kodene som utgikk, fortsatt måtte være i systemet etter overgang til ny revisjon, slik at man kunne søke på saker som var tilknyttet disse kodene. Derimot skulle det ikke være mulig å benytte disse kodene for klassering av nye saker.

 

Kommunen må selv markere de kodene som er utgått

Så har det blitt oppdaget at sak/arkivsystemet likevel ikke nødvendigvis fungerer i tråd med disse endringene, slik at det blir en sprik mellom de endringene som er gjort i papirutgaven av nøkkelen (og som dere finner en oversikt over i hovednøkkelen side 133) og den elektroniske nøkkelen. Det betyr at en kode som er utgått i 2003-versjonen av nøkkelen (og som ikke lenger skal brukes), likevel kan benyttes til klassering, mens en kode som er tatt i bruk i 2003-versjonen, ikke åpnes for bruk.

I NOARK 4-baserte systemer er det et eget felt for arkivkoden som kan settes til 1 (tillates brukt ved registrering) eller 0 (utgår men benyttes på eksisterende saker). (Se NOARK del 2 side 342). Kommunen må selv markere hvilke koder som ikke lenger kan benyttes til klassering og hvilke nye man skal gi tilgang til å benytte. Dette spørsmålet har konkret kommet opp i forbindelse med ePhorte dokumentbehandlingssystem, men vil som sagt kunne gjelde alle NOARK 4-systemer.

Hvorvidt de enkelte kundene fra sin leverandør er blitt klart informert om hva de skal gjøre, er ikke sikkert. Konsekvensen av ikke å få orden på dette er som vi alle vet - at det ikke blir samsvar mellom fysisk og elektronisk arkiv ...


Tjenestebeskrivelser

Kommuneforlaget utvikler nå det vi har kalt "Nasjonal tjenestekatalog", som er en elektronisk database med tjenestebeskrivelser over de tjenestene kommunene tilbyr sine innbyggere. Disse tjenestebeskrivelsene inneholder blant annet beskrivelse av selve tjenesten (for eksempel om tjenesten hjemmehjelp), hvem som er målgruppe og kriterier for å motta tjenesten. Meningen er at innbyggeren skal kunne slå opp på nettsiden til sin egen kommune og kunne lese om tjenesten der. Samtidig er tjenestekatalogen et nyttig verktøy spesielt for servicekontoret, som kan benytte det som oppslagsverk i sin dialog med innbyggerne. Kommuneforlaget lager bare den teksten som er felles for alle kommuner - det vil si tilknyttet det sentrale regelverket - mens kommunen selv legger lokal informasjon inn i beskrivelsen (slik som lokale retningslinjer og kontaktopplysninger).

Tjenestebeskrivelsene og arkivet
Hvorfor tar vi det opp i denne sammenhengen? Jo, fordi disse tjenestebeskrivelsene også er relevante for arkivtjenesten. Arnt Ola Fidjestøl i IKA Møre og Romsdal har i flere sammenhenger møtt temaet tjenestebeskrivelser i tilknytning til kommunal omorganisering og opprettelse av sentralarkiv og servicekontor. Hvem skal gjøre hva?

Kunnskap om kontekst

Han understreker at kunnskap om kontekst har en sentral plass i arkivkunnskapen. En tjenestebeskrivelse er nettopp en slik kontekst. Den gir mening til en handling som kommunen må dokumentere, litt på samme måte som arkivplanen gir mening til arkivet. Nettopp derfor kan det hevdes at tjenestebeskrivelser er arkivverdig materiale. Hvis vi ser bort fra det sentrale regelverket (som i seg selv ikke er arkivverdig), så forteller tjenestebeskrivelsen noe om hva kommunen forplikter seg til (gjennom serviceerklæringer som er en del av tjenestebeskrivelsen), "hvordan vi gjør det her hos oss" og hvem som har ansvar og beslutningsmyndighet. På samme måte som vi kan si at tjenestebeskrivelsene gir en enkel inngang til alt lovverk, så gir den også en enkel inngang til den kommunale beslutningsstruktur i en gitt periode.

Kobling tjenestebeskrivelser og arkivplan

Derfor er det også naturlig å tenke en kobling mellom arkivplan og tjenestebeskrivelser. Med internett-teknologien kan man lett lenke seg fra en kilde til en annen. Det hele blir sømløst - kunsten blir å navigere og holde oversikt over hvor man er til enhver tid.
Krevende brukere
Fidjestøl er opptatt av de kommuneansattes møte med innbyggerne, som er blitt mer krevende brukere enn før; flere informasjonskilder gir innbyggerne bedre mulighet for innsyn. Gjennom direkte tilgang til dokumenter i sak/arkivsystemet og gjennom tjenestebeskrivelser gjøres forvaltningen mer åpen. Det vil ikke være mangel på innsyn det skorter på, men heller en evne til å dra nytte av all den informasjonen som finnes. Arkivnøkkelen vil fortsatt være et viktig redskap for å finne frem i dokumentmassen.
 

Kommuneforlaget ønsker alle sine abonnenter god jul! Har dere innspill eller spørsmål, så oppfordrer jeg dere til å ta kontakt. Jeg befinner meg fortsatt på telefon 24 13 28 39 (direkte) og e-post kirsten.oien@kommuneforlaget.no

Vennlig hilsen



Kirsten Øien
forlagsredaktør  
      


Kommuneforlaget AS
Haakon VIIs gate 9, Postboks 1263 Vika, 0111 Oslo, Tlf.: 24 13 28 50, www.kommuneforlaget.no